Telefonetikette: Besser telefonieren bei Inbounds

Mit dieser Episode erfüllt Christopher Funk erneut einen Hörerwunsch, es geht um die Grundausstattung im Sales – die Telefonetikette bei Inbounds. Von Inbounds spricht man bei Anrufen, die im Unternehmen eingehen. Ausgehende Anrufe nennt man Outbounds.

Telefonetikette: Was machst Du, wenn das Telefon klingelt?

Wie oft lässt Du das Telefon klingeln? Hier gibt es eine Regel: Du gehst nicht direkt beim ersten Klingeln ans Telefon, sondern lässt es zwei bis drei Mal klingeln! Bedenke, dass der Anrufer sich sonst erschrecken könnte. Wenn Du es aber kurz klingeln lässt, sind sowohl der Anrufer, als auch der Angerufene auf das kommende Telefonat vorbereitet. Länger als drei Mal solltest Du das Telefon aber nicht klingeln lassen, denn das hat auch etwas mit Aufmerksamkeit zu tun! Inbounds sind wichtig und Du willst einen guten Eindruck hinterlassen und niemanden unnötig warten lassen.

Dann nimmst Du den Hörer ab. Bedenke, dass der Anrufer etwa 2-3 Sekunden benötigt, um sich auf Deine Stimme einzustellen und Dich verstehen zu können. Wenn Du also den Hörer abnimmst und Dich sofort mit Deinem Namen meldest, wird der Anrufer Deinen Namen nicht verstehen. Deshalb sieht das richtige Vorgehen wie folgt aus:

Begrüßung „Einen schönen guten Tag“
Firmenname „Hier ist die Firma Xenagos“
Eigener Name Vor- und Zuname „Mein Name ist Christopher Funk“

Daraufhin wird der Anrufer etwas sagen, typischerweise seinen Namen, seine Firma und sein Anliegen. Hier musst Du gut zuhören, den Namen notieren und wenn Du den Namen nicht verstanden hast, freundlich nachfragen, zum Beispiel: „Entschuldigung, wie schreibe ich Ihren Namen richtig?“ Am besten notierst Du auch die Firma und die Telefonnummer. Musst Du das Gespräch verbinden, dann gebe den Namen, die Firmennummer und das Anliegen an den Ansprechpartner weiter und stelle durch. Ist der Ansprechpartner nicht erreichbar, dann biete einen Rückruf an. Das ist zwar immer eine schlechte Option, da wir nie wissen, ob Du den Anrufer nochmal an das Telefon bekommst.